Die unbequeme Wahrheit: Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Plattform – aber nicht die Sicherheit deiner Daten. Wer kein externes Backup hat, riskiert alles.
Das ist der gefährlichste Irrtum, den wir bei KMU immer wieder hören. Microsoft 365 bietet exzellente Produktivitätswerkzeuge – aber keine vollständige Datensicherung. Microsoft selbst empfiehlt in seinen Nutzungsbedingungen, ein externes Backup einzurichten.
Gelöschte E-Mails, überschriebene Dateien, Ransomware-Verschlüsselung – in all diesen Fällen bietet Microsoft nur eingeschränkten oder gar keinen Schutz. Die Verantwortung für deine Daten liegt bei dir.
93 Tage
maximale Aufbewahrung im OneDrive-Papierkorb
14 Tage
Standard-Aufbewahrung gelöschter Exchange-Elemente
1 von 3
Unternehmen verliert Daten in der Cloud (Gartner)
Quellen: Microsoft-Dokumentation, Gartner Research
Microsoft teilt die Verantwortung für Cloud-Daten klar auf: Die Plattform-Infrastruktur liegt bei Microsoft – der Schutz deiner Daten liegt bei dir.
Microsoft formuliert es in den Service-Nutzungsbedingungen unmissverständlich: „We recommend that you regularly backup your content and data that you store on the Services or store using Third-Party Apps and Services.“
Diese Fälle erleben wir regelmäßig bei KMU – und in jedem einzelnen Fall hätte ein externes Backup den Schaden verhindert.
Ein Mitarbeiter löscht versehentlich einen kompletten SharePoint-Ordner oder ein Postfach. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Daten unwiederbringlich verloren.
Ransomware verschlüsselt nicht nur lokale Dateien – sie synchronisiert sich über OneDrive und SharePoint in die Cloud. Ohne externes Backup gibt es keinen sauberen Wiederherstellungspunkt.
Ein ausscheidender Mitarbeiter löscht vor dem letzten Arbeitstag wichtige Daten oder E-Mails. Ohne Backup fallen diese Löschungen oft erst Wochen später auf – zu spät für die Standardwiederherstellung.
Bei der Migration von Postfächern oder der Änderung von Aufbewahrungsrichtlinien gehen Daten verloren. Microsoft behandelt dies als Anwenderfehler – keine Wiederherstellung.
Wird ein Microsoft-365-Konto deaktiviert oder gelöscht, werden nach 30 Tagen alle zugeordneten Daten, E-Mails und OneDrive-Inhalte endgültig entfernt.
GoBD und DSGVO verlangen eine revisionssichere Archivierung über Jahre. Die Standard-Aufbewahrungsfristen von Microsoft 365 reichen dafür bei Weitem nicht aus.
So schützt du deine M365-Daten zuverlässig – automatisiert, verschlüsselt und DSGVO-konform.
Welche M365-Dienste nutzt dein Unternehmen? Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams? Wir analysieren, welche Daten geschützt werden müssen und welche Aufbewahrungsfristen gelten (GoBD, DSGVO).
Gemeinsam legen wir fest: Wie oft wird gesichert (täglich, mehrmals täglich)? Wie lange werden Backups aufbewahrt? Wo werden die Daten gespeichert (deutsches Rechenzentrum, DSGVO-konform)?
Wir konfigurieren die Backup-Lösung für alle relevanten M365-Dienste: Postfächer, OneDrive, SharePoint, Teams-Kanäle. Die Sicherung läuft vollautomatisch – ohne Aufwand für dein Team.
Ein Backup ist nur so gut wie die letzte erfolgreiche Wiederherstellung. Wir überwachen die Sicherungen täglich und testen regelmäßig die Wiederherstellung – damit im Ernstfall alles funktioniert.
Nein. Die Versionierung in SharePoint und OneDrive schützt nur vor dem Überschreiben einzelner Dateien – und auch nur, solange die Versionen nicht gelöscht werden. Bei Ransomware werden häufig alle Versionen verschlüsselt. Zudem bietet die Versionierung keinen Schutz für Exchange-Postfächer oder Teams-Daten. Ein echtes Backup speichert deine Daten unabhängig und unveränderbar außerhalb der Microsoft-Cloud.
Gelöschte Dateien bleiben maximal 93 Tage im OneDrive-Papierkorb. Gelöschte E-Mails sind standardmäßig nur 14 Tage aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ wiederherstellbar. Deaktivierte Benutzerkonten werden nach 30 Tagen endgültig entfernt – inklusive aller Daten. Nach Ablauf dieser Fristen hat selbst der Microsoft-Support keinen Zugriff mehr.
Ja – sofern die richtige Lösung gewählt wird. Wir setzen auf Backup-Lösungen, die Daten in deutschen Rechenzentren speichern, Ende-zu-Ende verschlüsseln und alle Anforderungen der DSGVO und GoBD erfüllen. Mehr zum Thema Datensicherung.
Die Kosten hängen von der Anzahl der Benutzer und dem Datenvolumen ab. In der Regel liegen die Kosten bei wenigen Euro pro Benutzer und Monat – ein Bruchteil dessen, was ein Datenverlust kosten würde. Im Rahmen unserer Microsoft 365 Beratung erstellen wir dir ein individuelles Angebot.
Ja. Eine professionelle M365-Backup-Lösung sichert alle relevanten Dienste: Exchange-Postfächer, OneDrive-Dateien, SharePoint-Websites, Teams-Kanäle und -Chats. So ist dein gesamter Microsoft-365-Arbeitsbereich lückenlos geschützt.
Die Einrichtung eines zuverlässigen M365-Backups erfordert Fachwissen: korrekte Konfiguration der Backup-Policies, Verschlüsselung, DSGVO-konforme Speicherung und regelmäßige Wiederherstellungstests. Als Microsoft 365 Spezialisten übernehmen wir die komplette Einrichtung, Überwachung und Wartung – damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
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