aller Cyberangriffe beginnen mit einer E-Mail
Phishing, CEO-Fraud, Ransomware per Anhang – E-Mails sind das Einfallstor Nr. 1 für Cyberangriffe auf Unternehmen. Ein unbedachter Klick genügt, um Schadcode ins Netzwerk zu schleusen, vertrauliche Daten preiszugeben oder ganze Systeme zu verschlüsseln. Trotzdem verfügen viele KMU nur über rudimentären Spam-Schutz – ohne professionelle Filterlösungen, ohne CEO-Fraud-Erkennung, ohne Attachment-Scanning.
Gleichzeitig wird E-Mail-Archivierung häufig übersehen: Die GoBD verpflichtet jedes deutsche Unternehmen, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher und vollständig zu archivieren. Wer das nicht tut, riskiert bei Betriebsprüfungen empfindliche Konsequenzen. Wir lösen beide Herausforderungen aus einer Hand – Schutz und Archivierung, professionell eingerichtet und laufend betreut.
Cyberkriminelle nutzen KI, um Phishing-Mails zu generieren, die grammatisch perfekt, personalisiert und in jeder Sprache verfasst sind. Klassische Erkennungsmerkmale wie Rechtschreibfehler oder holpriges Deutsch fallen komplett weg. Gleichzeitig steigt die Zahl von Deepfake-basiertem CEO-Fraud: Mit wenigen Minuten Audio-Material lässt sich die Stimme eines Geschäftsführers klonen. Moderne E-Mail-Sicherheit muss deshalb KI mit KI bekämpfen — durch verhaltensbasierte Analyse statt statischer Filterlisten.
Mehr zu KI-Bedrohungen im Ratgeber →Schutz
Mehrstufige Sicherheitsmechanismen schützen dein Unternehmen vor Phishing, Malware und Social Engineering – automatisch und rund um die Uhr.
Mehrstufige Filter erkennen und blockieren Spam, Phishing-Mails und bösartige Links – bevor sie den Posteingang deiner Mitarbeiter erreichen.
KI-basierte Analyse identifiziert gefälschte Absender und Social-Engineering-Angriffe, die sich als Geschäftsführung oder Vorgesetzte ausgeben — auch wenn Angreifer KI nutzen, um täuschend echte E-Mails zu generieren.
Transportverschlüsselung sorgt dafür, dass E-Mails auf dem Weg zwischen Absender und Empfänger nicht abgefangen oder manipuliert werden können.
Anhänge werden automatisch auf Malware, Ransomware und verdächtige Makros geprüft – auch in ZIP-Archiven und Office-Dokumenten.
Archivierung
GoBD-konforme Archivierung aller E-Mails – revisionssicher, vollständig und in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch, vollständig und manipulationssicher archiviert – exakt wie es die GoBD vorschreibt.
Geschäftsbriefe werden 6 Jahre, steuerrelevante E-Mails 10 Jahre aufbewahrt. Die Fristen werden automatisch verwaltet – du musst an nichts denken.
E-Mails werden unveränderbar und vollständig gespeichert. Jede Änderung ist nachvollziehbar – für Betriebsprüfungen und Compliance-Audits.
Alle archivierten E-Mails werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Vollständige DSGVO-Konformität garantiert.
Der Unterschied zwischen Hoffen und Schützen.
Von der Analyse bis zum laufenden Schutz – in vier klaren Schritten.
Wir bewerten deine aktuelle E-Mail-Infrastruktur, identifizieren Schwachstellen und prüfen, ob eine gesetzeskonforme Archivierung vorhanden ist.
Anti-Spam, Anti-Phishing, CEO-Fraud-Erkennung und TLS-Verschlüsselung werden konfiguriert und auf deine Umgebung abgestimmt.
GoBD-konforme Archivierung wird eingerichtet. Bestehende E-Mails werden importiert, Aufbewahrungsfristen automatisch konfiguriert.
Laufende Überwachung, regelmäßige Anpassung der Filterregeln und Reporting – damit dein Schutz immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Regulatorik
E-Mail-Sicherheit ist nicht nur eine technische Frage – sie ist eine gesetzliche Pflicht. Die NIS2-Richtlinie fordert in Art. 21 Abs. 2g ausdrücklich „grundlegende Verfahren im Bereich der Cyberhygiene“. Professioneller E-Mail-Schutz mit Anti-Phishing, Anti-Spam und CEO-Fraud-Erkennung ist eine zentrale Maßnahme, um diese Anforderung zu erfüllen.
Parallel dazu verpflichtet die GoBD jedes deutsche Unternehmen zur revisionssicheren Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails. Wer hier Nachholbedarf hat, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung Schätzungen und Strafzuschläge.
Unsere Lösung deckt beide Anforderungen ab – Cyberhygiene nach NIS2 und GoBD-konforme Archivierung in einem durchdachten Gesamtpaket.
NIS2 Art. 21 Abs. 2g
Cyberhygiene – E-Mail-Schutz als geforderte Basismaßnahme
GoBD-Pflicht
Revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten E-Mails
DSGVO-konform
Speicherung ausschließlich in deutschen Rechenzentren
Aufbewahrungsfristen
6 Jahre (Geschäftsbriefe) / 10 Jahre (Finanzen) – automatisch verwaltet
Ja. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verpflichten jedes Unternehmen in Deutschland, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Verstöße können bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. Mehr zum Thema IT-Compliance erfährst du auf unserer Lösungen-Übersicht.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Inhalt der E-Mail: Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbesätigungen, Reklamationen) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Steuer- und finanzrelevante E-Mails (Rechnungen, Buchungsbelege, Jahrensabschlüsse) erfordern eine Aufbewahrung von 10 Jahren. Unsere Archivierungslösung verwaltet diese Fristen automatisch.
Ja. CEO-Fraud (auch Business Email Compromise genannt) ist eine der gefährlichsten Angriffsformen für KMU. Unsere Lösung analysiert eingehende E-Mails auf gefälschte Absender, untypische Anweisungen und Social-Engineering-Muster. Verdächtige Nachrichten werden markiert oder blockiert, bevor ein Mitarbeiter darauf reagieren kann. In Kombination mit der NIS2-Checkliste erfüllst du damit wichtige Anforderungen an die Cyberhygiene.
Ja. Unsere E-Mail-Sicherheits- und Archivierungslösung lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren. Exchange Online, Outlook und alle anderen M365-Postfächer werden automatisch geschützt und archiviert. Wenn du Microsoft 365 noch nicht nutzt oder optimieren möchtest, unterstützen wir dich auch bei der Microsoft 365 Beratung.
Bestehende E-Mails können aus deinem aktuellen E-Mail-System importiert und nachträglich archiviert werden. So entsteht ein lückenloses Archiv – auch für historische Daten. Der Import erfolgt im Rahmen der Einrichtung und ist Teil unseres Gesamtkonzepts.
Vereinbare jetzt einen kostenlosen Beratungstermin und erfahre, wie wir deinen wichtigsten Kommunikationskanal absichern – und gleichzeitig die GoBD-Pflicht erfüllen.
