Was kostet IT wirklich? Wir vergleichen die tatsächlichen Kosten einer internen IT-Abteilung mit professionellem IT-Outsourcing – transparent und ehrlich.
Viele KMU unterschätzen die tatsächlichen Kosten einer eigenen IT-Abteilung. Neben dem Gehalt fallen Sozialabgaben, Recruiting, Weiterbildung, Tools und Vertretungskosten an. Im Rhein-Kreis Neuss liegt das durchschnittliche Jahresgehalt eines IT-Administrators bei rund 52.000–62.000 € (StepStone Gehaltsreport) – Fachkräfte mit Security-Expertise kosten deutlich mehr. In Summe kann professionelles IT-Outsourcing bis zu 60 % günstiger sein.
Der IT-Fachkräftemangel verschärft das Problem: Offene Stellen bleiben im Schnitt 7 Monate unbesetzt. IT-Outsourcing bietet sofort Zugriff auf ein erfahrenes Team – ohne monatelanges Recruiting.
60–80k €
Jahresgehalt eines IT-Spezialisten (zzgl. Sozialabgaben)
80–200 €
pro Mitarbeiter/Monat bei IT-Outsourcing
~60 %
Ersparnis über 5 Jahre (Outsourcing vs. Inhouse)
Berechnung basierend auf 15 Mitarbeitern, Durchschnittswerte 2025/2026
Alle Kosten auf einen Blick – für ein typisches KMU mit 15 Mitarbeitern.
IT-Kosten Benchmark: Für KMU liegt der Richtwert bei 150–220 € pro Arbeitsplatz und Monat. In diesem Budget sind Infrastruktur, Support, Sicherheit und Lizenzen enthalten.
Das Gehalt ist nur die Spitze des Eisbergs. Diese Kosten werden bei der Inhouse-Planung häufig übersehen.
Headhunter-Gebühren, Stellenausschreibungen, Bewerbungsgespräche und 3–6 Monate Einarbeitungszeit. Kosten pro Neueinstellung: 15.000–25.000 €.
IT-Fachkräfte müssen ständig geschult werden: Microsoft-Zertifizierungen, Security-Trainings, neue Technologien. Mindestens 3.000–5.000 € pro Jahr.
Durchschnittlich 30 Arbeitstage pro Jahr fallen durch Urlaub und Krankheit aus. Wer springt dann ein? Eine Einzelperson kann keine 24/7-Verfügbarkeit bieten.
Monitoring-Software, Ticketsystem, Backup-Lösungen, Fernwartungstools – ein interner IT-Mitarbeiter braucht professionelle Werkzeuge. Kosten: 5.000–10.000 €/Jahr.
Der IT-Fachkräftemangel ist real: Offene Stellen bleiben monatelang unbesetzt. Und wenn dein einziger IT-Mitarbeiter kündigt, steht alles still.
DSGVO, GoBD, NIS2 – die regulatorischen Anforderungen steigen. Ein einzelner Mitarbeiter kann kaum alle Bereiche abdecken, die ein erfahrenes Team beherrscht.
Der Unterschied zwischen unplanbaren Personalkosten und einer transparenten IT-Flatrate.
IT-Outsourcing ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Für KMU mit diesen Anforderungen rechnet es sich jedoch fast immer.
Zu groß für „IT nebenbei“, zu klein für eine eigene IT-Abteilung. Outsourcing bietet Enterprise-Qualität zu planbaren Kosten.
Statt unvorhersehbarer Personalkosten und Notfall-Rechnungen eine transparente Flatrate: 150–220 € pro Arbeitsplatz und Monat.
Ein externer IT-Partner bringt Erfahrung aus dutzenden Projekten mit – und kann Sicherheitsstandards umsetzen, die ein Einzelner kaum abdeckt.
Urlaub, Krankheit, Kündigung – ein Team ist immer erreichbar. Reaktionszeiten unter 4 Stunden statt tagelangem Warten.
Bei den meisten unserer Kunden amortisiert sich der Wechsel zum IT-Outsourcing innerhalb von 6–12 Monaten – durch geringere Fixkosten, weniger Ausfallzeiten und planbare Budgets.
Unsere Managed-IT-Flatrate im DetailDie Kosten für IT-Outsourcing liegen typischerweise zwischen 80 und 200 € pro Mitarbeiter und Monat – je nach Leistungsumfang und Unternehmensgröße. Im Vergleich dazu kostet ein interner IT-Mitarbeiter mit allen Nebenkosten schnell 7.000–8.000 € pro Monat. Fordere ein individuelles Angebot an.
IT-Outsourcing lohnt sich besonders für KMU mit 10 bis 150 Mitarbeitern. In diesem Bereich ist ein eigenes IT-Team oft zu teuer, aber die Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und Compliance sind zu hoch, um sie „nebenbei“ zu erledigen. Unsere Managed-IT-Flatrate ist genau für diese Unternehmensgröße konzipiert.
Nein, im Gegenteil. Ein guter IT-Partner arbeitet transparent: Du erhältst vollständige Dokumentation, regelmäßige Reports und hast jederzeit Zugriff auf alle Zugangsdaten und Lizenzen. Bei Shoobridge gehören alle Daten und Zugänge immer dir – nicht uns.
Bei Shoobridge garantieren wir Reaktionszeiten unter 4 Stunden für kritische Probleme – vertraglich festgehalten. Durch proaktives Monitoring erkennen wir viele Probleme, bevor sie überhaupt Auswirkungen auf dein Tagesgeschäft haben.
Absolut. Viele unserer Kunden setzen auf ein Hybrid-Modell: Ein interner IT-Koordinator kümmert sich um den First-Level-Support und die Kommunikation mit den Fachabteilungen, während wir Infrastruktur, Sicherheit und strategische IT-Planung übernehmen. So verbindest du das Beste aus beiden Welten.
Achte bei der Vertragswahl auf faire Kündigungsfristen (maximal 3 Monate) und darauf, dass alle Daten und Zugänge dir gehören. Bei Shoobridge setzen wir auf Qualität statt Knebelverträge. Wie ein Wechsel reibungslos gelingt, erfährst du in unserem Ratgeber zum IT-Dienstleister-Wechsel.
Erfahre in einem kostenlosen Erstgespräch, wie viel dein Unternehmen mit IT-Outsourcing sparen kann.
